همانطور که استحضار دارید سامانه ثبت آنی این روزها بحث داغ محافل مرتبط با دفاتر اسناد رسمی است سامانه ای که حسب ادعای سازمان ثبت حاصل دو سال کار کارشناسی و رفع ایرادات توسط یازده دفتر پایلوت این طرح است اما در یک هفته اخیر مشخص گردیده که ایرادات اساسی در طراحی این سامانه تحت وب وجود دارد که این ایرادات در برابر مبتدی ترین نرم افزارهای موجود برای کار دفاتر اسناد رسمی قابل توجیه نیست و شاید بتوان تنها محسنات آن را ارتباط با سامانه ثبت احوال و بانک اطلاعاتی بخشنامه های سازمان ثبت دانست .
برای شروع ، این سوال مطرح می شود که آیا می توان در کشور ایران از سامانه تحت وب که اساس کار با آن ، اینترنت پرسرعت است بهره جست ؟ چه تمهیداتی برای زیرساخت این خدمات اندیشیده شده است ؟ آیا تنظیم سند که زیر و بم و بالا و پایین بسیاری از شروع نگارش تا پایان دارد در سامانه تحت وب قابل طرح است ؟
در حال حاضر این تجربه در کدام ارگان به وقوع پیوسته و اجرائی شده و آیا دفاتر اسناد رسمی اولین قربانی این نوع طرح ها هستند ؟ حتی دفاتر خدمات الکترونیک شهرداری از آنتن های رادیویی برای ارتباط با سرور مرکزی و استفاده از ارتباطی سریعتر از اینترنت بهره می جویند حال چگونه است که تنظیم سند قابلیت اجرا توسط سامانه ای مبتنی بر وب را یافته است ؟!
لازم به ذکر است تنظیم سند همانند تنظیم مبایعه نامه - تشکیل پرونده شهرداری - مواردی که در پلیس ۱۰+ و دفاتر پیشخوان دولت الکترونیک که بعضا" با یک یا چند عبارت یا یک شماره یا صرفا وارد نمودن مشخصات افراد به پایان می پذیرد نیست و با عباراتی طولانی و چندین صفحه ای و تایپ های طولانی و تخصصی سر و کار دارد ...
لذا در وقت گیر بودن تنظیم یک سند در سامانه شکی نیست و این تاخیر دشمن اصلی موفقیت سامانه تحت وب است و با نام این پروژه که ثبت آنی است توفیر بسیار دارد !
برای همین جا داشت پیش از راه اندازی این طرح در دفاتر اسناد رسمی تدبیری برای ثبت اسناد در دفتر اندیشیده می شد و اگر حذف دفتر در حال حاضر میسر نیست به عنوان مثال برای اسناد اتومبیل صرفا خلاصه سند را شامل نام معامل و متعامل و سیستم و مدل اتومبیل در ثبت دفتر قید می نمود تا این خلاصه نویسی زمان بر بودن تنظیم سند در سامانه را جبران می کرد و به مرور با اصلاح قوانین تدبیری شایسته و درخور ثبت آنی برای ثبت دفتر که تناقض فاحشی با ثبت آنی دارد اندیشه می شد و ثبت دفتر از چرخه کار حذف می گردید .
در اینجا باید یادآور شد تنظیم سند در سامانه با صدور استعلام و خلاصه معامله نیز تفاوت بسیاری دارد و دست اندرکاران باید دقت نظر بیشتری در طراحی این سامانه به خرج می دادند و قبل از راه اندازی قطعی طرح در دفاتر اسناد رسمی ایرادات سامانه را برطرف می نمودند نه اینکه سامانه راه اندازی بشود و بعد از آن به تدریج با آزمون و خطا ایرادات را برطرف کرد چرا که تنظیم سند آن هم بصورت آنی در حضور اصحاب سند شوخی بردار نیست و این سردفتر است که باید در صورت قطع بودن VPN و خطاهای سامانه که امکان ثبت سند را به سردفتر نمی دهد در برابر ارباب رجوع پاسخگو باشد !
این وبلاگ در تلاش برای ثبت یک سند اتومبیل با مشکلات عدیده ای برخورد کرده و در نهایت پس از تلاش فراوان در رفع خطاها با پیغامی که تصویر آن را در فوق مشاهده می فرمایید روبرو گردیده است یعنی بیش از نیم ساعت کار برای ورود یک سند در سامانه در واقع با عدم ثبت ، بیهوده و بی ثمر بوده است مواردی که در خصوص سند اتومبیل به نظر رسید بشرح زیر است :
۱- دفاتر چاپی در خصوص اتومبیل با فرمت ثابت موجود است که بهتر بود فرمت اولیه این دفاتر در سامانه رعایت می شد .
۲- ریز بودن فونت - استفاده از اسکرول بار برای دید کل صفحه از ایرادات اساسی این سامانه است .
۳- نیازی به قید کلمه اصالتا" در متن سندی که مالک و خریدار هر دو حضور بهم می رسانند نیست و اصولا" بهتر بود اطلاعات متعاملین بصورت پیوسته می آمد که از لحاظ نگارش سند نیز زیباتر به نظر می رسید .
۴- شماره عوارض الزامی نشده اما شماره کارت سوخت که در صورت موافقت خریدار در مواردی مانند مفقود شدن یا اتومبیل های صفر که کارت سوختشان هنوز نرسیده است اجباری است .
۵- مشخصات اتومبیل که در قسمت بالاتر از شرایط و متون حقوقی می آید زائد می باشد و این فیلدها بعد از پرشدن باید در متون ثابت جایگزین می شد .
۶- در واقع کلیشه ها باید متن ثابت داشته باشد و فیلدهایی که پر می شود باید فرمول یا کدی داشته باشد که در متون ثابت درج و با پرکردن فیلدها در متون ثابت جایگزین گردد .
۷- جدول مالیات نقل و انتقال اتومبیل در سامانه لحاظ نشده و باید مبلغ سند اتومبیل را دستی وارد کرد .
۸- به علت اینکه یک شماره مرجع داریم لذا وارد کردن یکبار شماره مذکور کفایت می کند در صورتیکه برای حق الثبت - مالیات - تحریر و ... باید این شماره را مکررا" در سامانه وارد کرد .
۹- بعد از رفع خطاهای اعلام شده از سوی سامانه که با کادر قرمز در سامانه بروز می کند امکان ثبت در سامانه وجود نداشت و پیغام خطا در پایگاه داده ( طبق تصویر فوق ) را می داد .
۱۰- به جهت استفاده از سیلورلایت در طراحی سامانه امکان کپی پیست کردن متون از نرم افزارهایی مانند آفیس و ورد به ادیتور سامانه ثبت آنی وجود ندارد و صرفا باید فرمها را با تایپ در سامانه درج کرد .
۱۱- بهتر بود ابتدا فقط سند قطعی اتومبیل و قطعی ملک را از طریق سامانه الزامی اعلام می کردند بعد آن را به سایر اسناد تسری می دادند .
۱۲- مشکلات کار با توکن و عدم شناسائی توکن توسط ویندوز نیز خود جای بحث دارد .
۱۳- این الزامات اشکالات متعددی را برای دفاتر اسناد رسمی ایجاد می کند و روند تنظیم اسناد را به شدت کند خواهد کرد .
در این وبلاگ سعی خواهم کرد بدون داشتن موضع خاص ، درباره مسائل و مشکلات جامعه سردفتران و دفتریاران به ارائه نظر و انتقاد و پیشنهاد سازنده و همچنین ارائه بخشنامه ها و اخبار و اطلاعات جدید در این باب بپردازم و در این میان تشویق شما و همچنین ارائه نظرات و پیشنهادات همکاران گرامی موجب مزید امتنان خواهد بود .