بحث داغ این روزها استفاده از دستگاههای POS ( کارت خوان ) در دفاتر اسناد رسمی است تلاش برای گذر از سیستم سنتی واریز وجوه در دفاتر اسناد رسمی به سیستم الکترونیکی گرچه ستودنی است اما عدم هماهنگی فی مابین ذیحسابی و دفاتر اسناد رسمی در خصوص شروع به کار با این سیستم مشکلاتی را برای دو طرف درگیر این پروژه به وجود آورده در حالیکه مشکلات زیرساختی فراوانی نیز در این مورد وجود دارد .

دستگاه کارت خوان دستگاهی است که نیازمند یک کاربر برای کار با آن ، برق و از همه مهمتر یک خط تلفن است جدا از اینکه نرم افزار مربوط به آن باید از روی کامپیوتری حداقل با سیستم عامل ویندوز XP  مبالغ را به دستگاه کارت خوان ارسال کند با این ترتیب با نبودن هر یک از موارد مورد نیاز این دستگاه ، سیستم پرداخت در دفاتر اسناد رسمی مختل خواهد شد این در حالی است که مشکلات شبکه شتاب و عدم ارتباط با مرکز در اکثر مواقع را نیز نباید از یاد برد .

قسمت اول جلسه آموزشی کانون راجع به دستگاه POS به معرفی سایت سیستم یکپارچه مدیریت پرداخت الکترونیکی دفاتر اسناد http://sabt.sep.ir می پردازد که طبق گفته ها نام کاربری و رمز ورود بعدا" از طریق سازمان ثبت در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار خواهد گرفت در سمت راست صفحه فوق منویی وجود دارد که در قسمت کاربران سیستم سردفتر اطلاعات شخصی خود را باید پر کند این قسمت قابل ویرایش است قسمت بعدی سیستم پرداخت است که در گزارشات آن اطلاعاتی که در بانک ثبت شده و آن عملیاتی است که شما در دستگاه کارت خوانتان انجام داده اید با دادن تاریخ شروع گزارش و تاریخ پایان گزارش و کلیک بر روی تولید گزارش قابل دستیابی است در این قسمت شما می توانید صورتحسابی را که ماهیانه به ذیحسابی می فرستید را چاپ کنید یا به صورت فرمت pdf  یا excel دریافت کنید در این قسمت در کنار هر عملیاتی یک شماره پیگیری وجود دارد که با این شماره می توانید عدم واریز احتمالی به حساب را پیگیری کنید در قسمت تولید رقم کنترلی و شناسه دفترخانه با وارد کردن استان ( تهران ) حوزه ثبتی ( تهران ) شماره دفترخانه XXXX و کلیک بر روی تولید کد : کد یونیک دفترخانه + شناسه پرداخت دفترخانه تولید می گردد . کد یونیک تشکیل شده است از : ( کد دفترخانه )( کد حوزه ثبتی ) ( کد استان ) که برای مثلا" دفترخانه 1234 می شود (1234)(999)(07) شناسه پرداخت در مواقعی کاربرد دارد که به عللی مانند قطع سیستم یا قطع برق یا قطع تلفن یا خرابی برنامه که باید با تایید شرکت تولید کننده نرم افزار باشد  قادر به پرداخت با دستگاه کارت خوان نبودیم که با قید این شماره و کدیونیک بر روی فیش پرداختی به روش سابق به بانک ملی پرداخت می گردد ( پیشنهاد شد مهری با مشخصات شماره دفتر + شناسه پرداخت + کدیونیک برای پرداخت در چنین مواقعی ساخته شود ) که عنوان شد این روش برای پشتیبانی در مواقع ضروری است در قسمت مدیریت پیامها که برای موارد مغایرت و اشکال تعبیه گردیده این قابلیت وجود دارد که با تایپ پیام مدیر سیستم پیام را رسیدگی و پاسخ می دهد در قسمت مدیریت سیستم می توان رمز ورود را تغییر داد و در پایان با کلیک بر روی log out  خارج می شویم .

طبق اظهار آقای محمودی مسئول انفورماتیک سازمان ثبت این سایت مستقیما" از سایت بانک ملی ایران تغذیه می شود و اطلاعاتی که این پورتال بابت وجوه واریزی دفاتر اسناد رسمی می دهد برگردانی از سایت بانک ملی ایران است .

نرم افزار Sabt.exe  :

بعد از وارد شدن به نرم افزار ثبت ( که بعضی از همکاران با این نام هم مشکل داشتند و این نرم افزار را صرفا" نرم افزار واریز وجه قلمداد می کردند ) با وارد کردن نام کاربر و رمز عبور در قسمت عملیات پرداخت روی فرم پرداخت کلیک می کنیم نام معامل و نام متعامل و کد ملی آنها را وارد کرده و نوع سند را انتخاب می کنیم ( شماره مرجع قابل تغییر نیست ) مبلغ سند ( مبلغی که هزینه ها بر اساس آن حساب می شود ) و سایر مبالغ ( حق الثبت + مالیات + حق التحریر؛ برای اتومبیل ) و ( حق الثبت + حق التحریر برای بقیه موارد ) با توضیح اینکه بهای اوراق را با حق التحریر جمع می زنیم و فیلدهای سبز رنگ حتما" باید پر شود ، که در نهایت جمع کل هزینه ها را می بینیم .

از آن سو در دستگاه کارت خوان ، کارت را از سمت نوار مشکی به نحوی که قسمت مگنت یا همان نوار مشکی کارت به سمت داخل باشد می کشیم و در منوی دستگاه کارت خوان سرویس پرداخت را انتخاب می کنیم و با کلید سبز تایید کرده در قسمت پروژهای خاص ثبت اسناد را انتخاب می کنیم و دکمه سبز را فشار می دهیم در این هنگام دستگاه کارت خوان عبارت دریافت اطلاعات را نشان می دهد .

سپس در برنامه ارسال به کارت خوان را کلیک می کنیم که جمع کل روی دستگاه کارت خوان ظاهر می شود دکمه تایید سبز رنگ را مجددا" فشار می دهیم رمز کارت را وارد کرده دستگاه ارتباط با مرکز را نشان می دهد ضمن اینکه در صورت جواب نگرفتن از دستگاه با قطع برق دستگاه کارت خوان و وصل مجدد کارت خوان را دوباره راه اندازی می کنیم .

توجه مهم : از زمان کشیدن کارت تا ارسال اطلاعات نباید بیشتر از یک دقیقه طول بکشد وگرنه باید مجدد کارت کشیده شود ضمن اینکه دستگاه کارت خوان بعد از انجام تراکنش به شما پرینت می دهد که نشان دهنده موفقیت در انجام تراکنش است نسخه اول مربوط به دفتر و نسخه دوم مربوط به مشتری است  پس اگر دستگاه بهر ترتیبی پرینت نداد وجوه به حسابهای مورد نظر شما واریز نشده است ضمن اینکه توجه شود که کاغذ پرینت کارت خوان مثل کاغذ فاکس بعد از مدتی پاک می شود لذا کپی گرفتن از آن ضروری است همچنین چک کردن کاغذ رول پرینت دستگاه کارت خوان از نظر اتمام و تعویض آن مهم است در هر صورت اگر امکان چاپ رسید از طریق دستگاه کارت خوان میسر نشد می توانید در نرم افزار در قسمت مرتبط به سند مورد نظر از رسید مجددا" پرینت تهیه کنید (کلید میانبر : Ctrl+N) اما صورتحسابی را که هر ماه از بانک می گرفتید را هم می توانید از قسمت تراکنش و صدور صورتحساب پرینت کنید و با مهر و امضای سردفتر به ذیحسابی بفرستید .

قسمت سایر درآمدهای ثبتی مربوط به واریز حق الثبت مواردی است که قبلا" به حساب 90006 سنتی واریز می شد مثل حق الثبت گواهی امضاء .

این نرم افزار هنگام نصب دستگاه کارت خوان توسط مامور بانک سامان بر روی کامپیوتر دفترخانه راه اندازی می شود این نرم افزار صرفا" جهت واریز وجوه به حسابهای حق الثبت سازمان ثبت و مالیات نقل و انتقال اتومبیل دارایی و حق التحریر دفترخانه و 10% کانون سردفتران و سایر درآمدهای ثبتی تنظیم گردیده ، شماره حسابها قبلا" در سیستم تعریف شده و هنگام کار با نرم افزار نیاز به وارد کردن شماره حساب نیست و همچنین الزامی در واریز حق التحریر با این سیستم نیز وجود ندارد و بجز شماره حسابهایی که اشاره شد و در سیستم مشخص است حساب سیبای سردفتر هنگام نصب برنامه از سردفتر اخذ می شود تا در سیستم معرفی گردد .

ضمنا" اعلام شد که علاوه بر 10% کانون که فعلا" با دستگاه کارت خوان قابل پرداخت است امکان پرداخت مالیات بر ارزش افزوده ، عوارض شهرداری ، تامین اجتماعی به منوی دستگاه اضافه خواهد شد که در این موارد به نرم افزار نیز احتیاجی نیست و مستقیما" از طریق دستگاه کارت خوان قابل پرداخت خواهد شد . ( ظاهرا" پرداخت 15% دفتریار در این سیستم از قلم افتاده که با توجه به الزام سردفتر به ارسال کپی فیش 15 درصد حق التحریر سهم دفتریار به ذیحسابی لازم به نظر می رسد )

برای پرداخت 10% حق التحریر بابت حق بیمه و بازنسشتگی به کانون نیز در دستگاه کارت خوان پرداخت به کانون را انتخاب و بعد از وارد کردن کد یونیک دفترخانه و مبلغ و تایید آن با دکمه سبز و سپس کشیدن کارت و وارد کردن رمز عملیات پرداخت را انجام می دهیم .

این برنامه در مسیر C:\program files\sep نصب می شود و باید توجه شود که قبل از عوض کردن ویندوز یا تغییر ورژن نرم افزار از فایل sabtn.mdb که تراکنشها در آن ذخیره می شود کپی و بک آپ ترجیحا" روی درایو دیگر کامپیوترتان تهیه کنید .

طبق اظهار آقای محمودی برای نصب دستگاه و نرم افزار باید با قسمت درآمد اداره کل ثبت اسناد و املاک استان تهران تماس گرفت همچنین ایشان اظهار داشتند سامانه ای از طریق اداره امور اسناد سردفتران جهت افراد ممنوع المعامله تا حدود دو ماه دیگر راه اندازی می گردد .

طبق اظهار نماینده بانک ملی سیستم شتاب در اول و آخر ماه کندی محسوسی دارد و مدت هر تراکنش از 15 تا 45 ثانیه است .

شماره تلفن 84345345 برای رفع اشکال در خصوص واریز به حسابها اعلام گردید .

طبق اظهار نماینده بانک ملی ایران تراکنشها یعنی عملیات واریز به حسابها بین ساعت 2 تا 3 بعداظهر انجام و بسته می شود بنابراین باید توجه داشت که واریز وجه بعد از ساعت 2 بعداظهر به حساب روز بعد منظور خواهد گردید ( دوستانی که اطلاع بیشتری دارند بفرمایند )

نکاتی دیگری که در جلسه کانون به آن اشاره شد این بود که چه کسی باید پشت دستگاه کارت خوان بنشیند که با توجه به مسئولیت مالی دفتریار این امر را متوجه وی دانستند ولی بعضی همکاران هم اشاره کردند که در بیشتر دفاتر سردفتر پشت دستگاه کارت خوان می نشیند و سخنران توجیه این امر را  استفاده از کارت شخصی سردفتر اعلام کرد ! همکارانی گفتند که آیا سردفتر هنگامی که مشتری فاقد کارت بانکی است می تواند از کارت شخصی خودش برای واریز وجوهات استفاده کند ؟ که پاسخ را اینگونه شنیدند که موردی ندارد و کارت های اعتباری هم در آینده از طریق بانک در اختیار دفاتر قرار خواهد گرفت !

اما مساله اینجاست که کارت بانکی سردفتر چقدر باید تنخواه داشته باشد ؟ و مثلا" برای پرداخت فیشهای سند اتومبیل یا ملک و مخصوصا" رهن که مبلغ بالایی دارند و مشتری کارت بانکی ندارد یا در کارتش به اندازه هزینه سند موجودی ندارد ، سردفتر چگونه باید برخورد کند ! ؟ اول ارباب رجوع را بفرستد تا وجه را به کارت بانکی سردفتر واریز کند بعد از کارت برای واریز وجه از طریق دستگاه کارت خوان اقدام کند ؟ ( این امر قانونی می شود یا خیر ؟ ) ضمن اینکه همکاران تذکر دادند نظر به اینکه این نرم افزار محاسباتی نیست و مبالغ باید صرفا" به صورت دستی وارد شود امکان خطا و اشتباه کاربر زیاد است و مشکلات عدیده ای را به وجود خواهد آورد و پیشنهاد شد که فایل dll برنامه برای پیوند با برنامه های دفترخانه در اختیار شرکتهای ذیربط قرار گیرد تا مستقیما" از خود برنامه دفترخانه امکان پرداخت وجوهات فراهم گردد ، در این جلسه به پرداخت الکترونیکی کلیه وجوهات دفترخانه تاکید شد و اینکه برای دسترسی به صورتحساب دقیق دفترخانه ها از فرستادن فیش به بانک و پرداخت به روش سنتی امتناع نمایند !!