یادداشتهای سردفتر اسناد رسمی

بي شك  رشد و توسعه سازمان وكانون و در پی آن جامعه سردفتري کشور در گرو استفاده صحیح از نیروی انسانی است.و این مهم در صورتی محقق مي شود که  سازمان‌ وكانون بتوانند مهارت‌، توانا يئ و خصوصیات فردی و جمعی سران دفاتر را در راستای اهداف سازمان وكانون به کار  گيرندهرچه سازمان وكانون بتوانند سران دفاتر شایسته‌تری جذب کرده و بتواند  استفاده موثرتری نمانید در رسیدن به اهدافشان موفق‌تر ندبنابراین نظام مطلوب نگهداری منابع انسانی باعث می‌شود در درازمدت گردش نیروی انسانی کم شده و به بهره‌وری سازمان وكانون اضافه گردد و سلامت اداری افزایش یابد و بهبود بهره وري  موجب مي شود سران دفاتر بتواند بهتر فكر كنند، بينديشند، بيافرينند، نوآوري كنند و نگرش سيستماتيك پيدا كنند، تفكري كه هدف¬گيري آن به جاي حال و گذشته خلق و ساختن آينده است.چه بسا   بهترین و شایسته‌ترین افراد به منصب سردفتري برگزیده  سپس با روش‌های مختلف ارزیابی و آموزش (نظام بهسازی) موجبات افزایش بینش، مهارت و دانش  فراهم شده باشد لیکن چنانچه در طول خدمت درحدشان ومنزلت كاتب بالعدل با انها برخورد نشود  باعث می‌گردد آن افراد به‌ویژه افراد خبره به راحتی استعفاء داده وعطاي اين منصب را به لقايش ببخشند؛براي حضور در صحنه هاي بين المللي(درحوزه سردفتري) كشورهايي مي توانند حضور قوي پيدا كنند كه بهاي لازم را به سران دفاتر  به عنوان مهمترين عامل  مي دهند و در مقابل سران دفاتر با بالا بردن بهره وري خود در منافع حاصله  سهيم مي شوند.لذا به این خاطر است که فرآیند حفظ و ايجاد روحيه وجلوگيري از فرسودگي شغلي  اهمیت خاصی در حفظ و ارتقای سلامت اداری پیدا می‌کند
 
عوامل مؤثر بر بهره وری:
 
بيان مساله:
 
دنیای امروز دنیای سازمان‌هاست و نیروی انسانی باارزش‌ترین منبع سازمانی محسوب می‌شود. منابع انسانی به سازمان معنا و مفهوم بخشیده و زمینه‌های تحقق اهداف سازمانی را فراهم می‌کند وسران دفاتر در راستاي اصل 44قانون اساسي ضمن اينكه هيچ گونه هزينه اي بر دوش سازمان ندارند مع هذا براي سازمان ودولت درآمدزا نيز هستندوبي شك دستيابي به هدفهاي  سازمان در گرو مديريت درست اين منابع با ارزش است. سردفتر اگر با آرامش خاطر و انگيزه قوي اشتغال به كار داشته باشد و به دلايل گوناگون از آينده واهمه نداشته باشد بهره وري او بالاتر خواهد بود. مهمترين عاملي كه بر روي بهره وري  تأثير دارد انگيزه  در انجام كار است. عواملي كه بر روي انگيزه سران دفاتر تأثير دارند به دو دسته كلي مادي و فرهنگ سازماني وابسته مي باشند. عوامل مادي به ميزان  درآمد(با توجه به مسوليت سنگين )در مقايسه با سطح قيمتها در جامعه و برآورد نيازهاي اوليه افراد  بستگي دارد. عوامل فرهنگ سازماني به اين مسأله مي پردازد كه جو مديريتي و فضاي سازمان درقبال سران دفاترچگونه است يعني مديريت محترم سازمان آيا امكان بروز عقايد و افكار نو را به زيردستان خود مي دهد يا خير؟آيا دراتخاذ تصميم هاي كلان ومهم ازآنها نظر خواهي مي شود؟آيا سيستم تشويق و تنبيه عادلانه در سازمان وجود دارد؟(آيا اساسا تشويق هم وجوددارد؟يا همه سران دفاتر به يك چشم ديده مي شوند؟)مديران تا چه ميزان محيط را براي انجام كار جذاب نموده اند؟وفكري به حال فرسودگي شغلي در دفاتر نموده اند؟البته تا آنجا كه بنده اطلاع دارم پايان نامه اي دراين خصوص درحال نگارش است كه آمار نشان مي دهد فرسودگي شغلي دربين سران دفاتر بسيار زياد است
 
ضمنا درآمدبالا (البته  نگارنده كه ازآن محروم است) اگر براي سران دفاتر  وجود داشته باشد  به تنهايي باعث افزايش بهره وري نخواهد شد.دركنار آن توجه به مسائل عاطفي و نيازهاي روحي واحترام واعتماد به سران دفاتر بسيار مهم است.سران دفاتر باارزش‌ترین منبع سازمان محسوب می‌شوند. و به سازمان معنا و مفهوم بخشیده و زمینه‌های تحقق اهداف سازمان را فراهم می‌کنند
 
سيرتحول منابع انساني (درخصوص سران دفاتر)
 
نگرش ابزاری، دیدگاه پدرسالارانه،  در نگرش ابزاری توجه کمی به رفاه سران دفاتر یا نیازهای فردی آنان مبذول می‌شد. در این دیدگاه سران دفاتر عنصری  تلقی می‌شدند که باید تا سرحد امکان مطيع وصرفا فرمان پذيروعامل درآمدزايي باشند كه به مرور زمان اين ديدگاه تقريبا اصلاح وتعامل با سران دفاتر بيشترشد
 
مفهوم بهره وري
 
 مفهومي است كه براي نشان دادن نسبت برون داد يك فرد، واحد و سازمان به كار گرفته مي شود هر چه بهره وري يك سازمان بيشتر باشد هزينه هاي  آن كمتر خواهد بود.بهره وري  بيش از هر عامل ديگر به دانش، مهارتها، توانائيها، نگرشها و رفتار اعضاء آن بستگي دارد. بين دو عامل بهره وري و كيفيت كار همبستگي مثبت وجود دارد
 
علل كاهش بهره وري
 
 برخي  دلايل عبارتند از:
 
1- مقررات ناكارآمد ؛خلاء قانوني ( بروكراسي دست و پاگير كاغذبازي اداري، )
2- نيروي انساني ناكارآمد ( غير مرتبط بودن تحصيلات برخي از پرسنل سازمان وكانون،  تنزل اخلاق برخي كاركنان و فرهنگ كار غير اثربخش،)
3-  عدم توجه به جو يا فضاي رواني : ابزار و وسايل غيراثربخش، عدم توجه نسبت به آموزش نيروي انساني و انجام تحقيقات كابردي
4- عدم توجه كافي نسبت به آموزش و رشد مديران
5- برخي سران دفاتر غيرمتخصص و ناكارآمد ((همكارنما))( نداشتن غرور نسبت به اين حرفه مقدس و سازمان وكانون، ، عدم برخورداري از تجربه، اخلاق، فرهنگ ودريك كلام عوارض ماده69)
6-شرایط ناسالم
 
7- اعمال ناسالم( بی‌دقتی در انجام کار)
 
8-آخرين ومهمترين عامل
 
فشار روانی
 
 
داشتن عملکرد بالا مستلزم شناسایی عواملی است که روی عملکرد تأثیر می‌گذارند که یکی از این عوامل مهم فشار روانی (استرس) می‌باشد. حال ببینیم فشار روانی چیست؟ برای فشار روانی تعاریف گوناگونی ارائه گردیده است. دکتر «هانس سیله» فشار روانی را اینگونه تعریف می‌کند: «فشار روانی عبارتست از کنش‌‌های جسمی و روانی افراد در پاسخ به وقایع محیطی و خارجی، که این وقایع عوامل موثر بر فشار روانی نامیده می‌شوند»
فشار روانی پیامد منفی فشارهای روحی می‌باشد که بوسیله محرک‌های خارجی به سیستم درونی افراد تحمیل می‌شود که این عوامل خارجی تحت عنوان عوامل خارجی موثر بر فشار روانی مطرح می‌شوند.
 
زمانی که فشار روانی سبب تحرک افراد شود، افزایش فعالیت و ایجاد منافع سازمانی را به همراه دارد، چنین فرآیندی را فشار روانی «خوشایند» می نامند. هرچند واکنش تمام افراد به فشار روانی بدین طریق نیست. بلکه واکنش افراد می‌تواند به شکل فشار روانی «ناخوشایند» ظاهر شود، حالتی از واکنشها به‌‌گونه‌ای است که ممکن است هم برای سازمان و هم برای فرد بسیار زیان‌آور باشد. بنابراین می‌توان گفت که فشار روانی «خوشایند» واکنش سالم و سازگاری است که توسط افراد در موقعیتی با فشار روانی ظاهر می‌شود. فشار روانی «ناخوشایند» زمانی بوجود می‌آید که افراد نسبت به فشار روانی به‌گونه‌ای ناسالم واکنش نشان دهند که زیان‌هایی برای سازمان و فرد به دنبال می‌آورد.
 
بدون توجه به اینکه احساسات برانگیخته شده ناشی از عوامل فشار روانی مثبت یا منفی باشند، افراد مواجه شده با این عوامل باید تغییراتی را در سیستم خود ایجاد نمایند. از نظر زیستی و حیاتی ضربان قلب ممکن است افزایش یابد و سردردهای میگرنی و گرفتگی عضلانی در ناحیه گردن، پشت و سینه بوجود آید.
 
عوامل فشار روانی
عوامل فشار روانی سه دسته‌‌اند که عبارتند از: عوامل سازمانی، وقایع زندگی و عوامل فردی
 
عوامل سازمانی
بطور خلاصه این عوامل عواملی هستند که مستقیماً به محیط کاری مرتبط می‌شوند و وقایع مستقیم در ارتباط با شغل هستند. فشار روانی شغلی ممکن است از شغلی به شغل دیگر فرق کند. البته حرفه های خاص وجود دارند که با کیفیت خاص خود فشار روانی ویژه‌‌ای را برای شاغلان وارد می‌آورند. مانند سران دفاترِ دو عامل عمده از عوامل فشار روانی سازمانی که در کتاب‌های مختلفی به آن اشاره شده است. ابهام نقش و تضاد نقش می‌باشد. اما برای شناخت این دو عامل باید ببینیم «نقش» چیست؟ سران دفاتردر فرآیند انجام مسؤولیتهای شغلی بوسیله انتظارات ذاتی در موقعیت شغلی خود تحت تاثیر قرار می‌گیرند. این انتظارات که بوسیله افراد دیگر در درون سازمان تحمیل می‌شود به عنوان «نقش» شناخته می‌شوند.
ابهام نقش: وقتی وجود دارد که متصدی شغل در رابطه با رفتارهای مورد انتظار در شغل سردرگمی را تجربه نماید.
تضاد نقش: وقتی رخ می‌دهد که متصدیان شغل با دو یا بیش از دو نقش شغلی متضاد روبرو باشند.
ابهام نقش بیشتر به ارتباطات سرپرستی ضعیف بر می‌گردد. فقدان اطلاعات مناسب موجب می‌شود که سران دفاتر تکالیف را از روی حدس و گمان تعیین کنند و آن‌‌ها ممکن است درباره اینکه وظایف شغلی‌شان را به طور نادرست تعبیر کرده باشند، دچار نگرانی و تشویش شوند.
تضاد نقش وقتی رخ می‌دهد که به سران دفاتر دستوری داده شده است که با دستورات قبلی مغایر می‌باشد. فشار روانی نتیجه مستقیم اختلاط و ناهنجاری بین انتظارات متضاد می‌باشد 
وقایع زندگی
محققان فشار روانی ادعا کرده‌اند که وقایع زندگی در شدت فشار روانی فردی موثرند. آنها بر اساس مبنای درجه‌‌بندی تعدیل مجدد اجتماعی احتمال ایجاد بیماری مرتبط با فشار روانی در آینده نزدیک را برمبنای حوادث یکسال گذشته تعیین می‌نمایند. افرادی که روی این مقیاس نمره بالا بدست می‌آورند، بیشتر احتمال دارد که تحت تاثیر فشار روانی بصورت ناسازگار واکنش نشان دهند، در حالیکه افرادی که نمرات پایین‌تری را بدست می‌آورند تمایل بیشتری به ارائه رفتار متعادل‌تر در رابطه با فشار روانی دارند.
عوامل فردی
افراد به طور متفاوتی به وقایع ایجادکننده فشار روانی واکنش نشان می‌دهند و این بخاطر خصوصیات و مشخصات منحصر به‌‌فرد آنهاست. سن، جنس، وضعیت سلامت، الگوی تلاش و رژیم غذایی همگی در رابطه با وقوع فشار روانی مورد مطالعه واقع شده‌اند.
 
پیامدهای فشار روانی
فشار روانی نتایج نامطلوبی را برای «فرد» و «سازمان» به همراه دارد. پیامدهای فشار روانی را می‌توان از دو جنبه روانی و فیزیکی بررسی کرد. از نظر روانی ممکن است فشار روانی باعث شود که فرد شدیداً به سیگار، الکل و مواد مخدر معتاد شود یا فردی قانون‌شکن و افسرده گردد. از نظر فیزیکی فشار روانی باعث انواع دردهای کمر، حملات قلبی، بیماری‌های انسداد شرایین قلب، زخم معده، ورم مخاط روده و انواع سردردها شود.
نتیجه طبیعی این واکنش‌‌های فشار روانی فردی برای سازمان کاهش بهره‌وری است. بهره‌وری افراد هم از نظر کمی و هم از نظر کیفی کاهش یافته و تعداد تخلفات و اهمال افزایش می‌یابد. سران دفاتر دارای روحیه‌ای ضعیف، انگیزه کم و رضایت شغلی اندکی می‌باشند و علاقه‌ای که به شغل و حرفه خود داشتند رااز دست می‌دهند.
 
غلبه بر فشار روانی
 ساده‌ترین و مطمئن‌ترین روش برای غلبه بر فشار روحی جلوگیری از وقوع آن است. برنامه‌های پیشگیری دو هدف اصلی دارند.
اول اینکه، این برنامه‌ها بصورت هماهنگ برای ارتقای  سلامت حال و آینده سران دفاتر طراحی شوند. از این جهت این برنامه‌ها برای آموزش افراد طراحی شوند تا آنها را با فشار روانی سازگار کنند. کلاس‌های آموزشی سازمان و كانون و تشویق  جهت شرکت از روشهای عمومی است که سازمان‌ وكانون برای کاهش اثرات منفی فشار روانی، مورد استفاده قرار دهند
 
دوم اینکه هدف این برنامه‌ها کاهش عوامل فشار روانی موجود شغلی  است. عوامل فشار روانی باید به محض شناسایی شدن حذف یا کاهش داده شوند. که ممکن است مستلزم حذف وظایف فرعی  (ورعايت اصل شخصي بودن مجازاتها )از طریق  اصلاح قوانين  ؛  واضح ساختن نقش‌ها ووظايف وتكاليف پرسنل دفترخانه   سازمان‌ وكانون اگر به نحوی فعال سران دفاتر را برای اداره کردن فشار روانی و شناسایی و حذف عوامل فشار روانی غیرضروری آموزش ‌دهند وازطريق اصلاح قوانين تكاليف تقسيم گرددبزودی متوجه می‌شوند که قادر هستند توان بالقوه سران دفاتر را بهینه سازند
 
عوامل رفاهي در ارتقاي بهره وري
 
1-کمک به سران دفاتر در برآوردن نیازهای اجتماعی و اقتصادی(افزايش ميزان تسهيلات صندوق تعاون)
 
2-بيمه
 
الف-بیمه پزشکی (خدمات درمانی )
بیمه‌های خدمات درمانی برای سران دفاتر نه فقط به منظور کمک و مساعدت به آنان و افراد تحت تکفل آنان در زمان بیماری و پرداخت درصدی از هزینه‌های درمانی است، بلکه تضمین تندرستی و تقلیل هزینه‌های درمان تحت عنوان «سازمان نگهداری تندرستی»  که در برخی از کشورها(درخصوص سران دفاتر) این برنامه‌ها اجباری است. سازمان‌های نگهداری تندرستی به ازای دریافت مبلغی بصورت ماهیانه، خدمات درمانی و بیمارستانی را برای اعضای خود می‌پردازند. سران دفاترمی‌توانند بین بیمه خدمات درمانی و سازمان نگهداری تندرستی یکی را انتخاب نمایند. مزیت سازمان نگهداری تندرستی نسبت به بیمه خدمات درمانی، امکانات ورزشی از قبیل استخرشنا، سونا و غیره است. که در اختیار اعضای سازمان قرار می‌گیرد و در نتیجه از بیمار شدن سران دفاترتا حد مطلوبی می‌کاهد.
 
ب- بيمه عمر
یکی از انواع بیمه‌هامی‌باشد که بصورت گروهی برای سران دفاتر در نظر گرفته ‌شود و معمولاً اقتصادی‌تر از بیمه عمر انفرادی است. بنابراین كانون با ارائه بیمه عمر گروهی در حقیقت سران دفاتررا از نگرانی و اضطراب در مورد خانواده‌هایشان رها نموده و به آنان این اطمینان را می‌دهند که پس از مرگ آنها، زندگی اقتصادی خانواده آنان مختل و آشفته نمی‌گردد. آسودگی خاطر مذکور موجب توجه بیشتر سران دفاتر به کار و تقویت حس وفاداری آنان به سازمان وكانون می‌گردد.
 
ج-بيمه بيكاري(دوران انفصال؛ازكارافتادگي موقت)
 
بیمه بیکاری در حقیقت یک اقدام حمایت‌کننده از سران دفاتر است  هرچند مي دانم اين مبحث ممكن است منتقدان زيادي داشته باشد اما  ممکن است سردفترشخصاً نقشی در ایجاد بیکاری‌ مذکور نداشته باشند،(عدم رعايت اصل شخصي بودن مجازاتها)  زمانی که به دلی نقص قوانين وآراء غير اصولي وعادلانه سردفتري انفصال موقت مي گردد این مسؤولیت اجتماعی بر عهده كانون است که طرح‌هایی را برای مواجه شدن با این شرایط و مساعدت به سران دفاتر(متعهد ) تهیه و تنظیم و به مرحله اجرا درآورد ضمن اينكه دوره زمان استفاده از بیمه بیکاری محدود باشد .
 
د-مرخصی
مرخصی‌‌ها شامل «استراحت بین کار»، «مرخصی‌های استعلاجی» و «تعطیلات و مرخصی‌های سالانه» می‌شود که توضیح هرکدام در ادامه می‌آید:
1-مرخصي ساعتي(واصلاح بروكراسي پيچيده)
 
2-مرخصی‌های استعلاجی: متاسفانه به دلیل سوء استفاده برخي از مرخصی استعلاجی، سازمان‌ها خيلي آسان با اين موضوع برخورد نمي كند  .
3-مرخصي كوتاه مدت(يك روزه):اصلاح قوانين بصورت مجوز مديركل ناحيه ثبتي بدون بروكراسي اداري
 
ه-خدمات:
 
خدمات رفاهی از جمله عوامل عمده  به حساب می‌آید و در واقع مکمل عوامل ذکر شده باشددامنه فعالیت‌های خدمات رفاهی بسیار وسیع و گسترده است . لازم است اشاره شود که برخی از خدمات رفاهی نه تنها باعث جلوگیری از فرار سردفتران کاردان و علاقه‌مند می‌گردد، بلکه در مواردی ایجاد انگیزه کار و متقابلا دلسوزی برای سازمان  وكانون می‌گرددونوعي هويت واحساس تعهد ايجاد مي نمايد(به عنوان نمونه اقدام شايسته سازمان درخصوص استفاده سران دفاتر از مجموعه تفريحي خزر)
 
انواع خدمات
در ذیل به برخی از مهمترین و شایع‌ترین خدماتی که در جهت حفظ شان سران دفاتر بهتر است ارائه شود اشاره مي گردد كه می‌توان خدمات را در دو دسته «خدمات مادی» و «خدمات غیرمادی» تقسیم‌بندی نمود. خدمات مادی به آندسته از خدماتی گفته می‌شود که با ارائه آن سران دفاترمی‌توانند در هزینه‌های مالی خود صرفه‌جویی نمایند، مانند  رستوران، فروشگاه‌های تعاونی و ... . خدمات غیر مادی آندسته از خدماتی هستند که جنبه مالی نداشته و باعث بهبود روحیه افراد می‌گردند مانند اماکن رفاهی، تفریحی، ورزشی، فعالیت‌های فرهنگی و ...
 
الف-خدمات مادي:
 
1-فروشگاه‌های تعاونی
شرکت‌های تعاونی به لحاظ اهمیتی که در تامین رفاه و آسایش دارند، از سوی کارشناسان  مورد توجه قرار گرفته‌اند. اهمیت شرکت‌های تعاونی از اين جهت است: چون اغلب هزینه‌های عمده سربار، بخصوص هزینه‌های کارکنان و تاسیسات از طرف كانون تامین می‌شود و همچنین سودی که برای اجناس در نظر می‌گیرند ناچیز است، قیمت کالاها برای خریداران اغلب ارزانتر از فروشگاه‌های معمولی خواهد بود..
 
2-ایجاد رستوران
 ایجاد تسهیلات غذاخوری  دارای دو هدف است: یکی تامین تندرستی و سلامتی  با ارائه غذای سالم، بهداشتی و مقوی دیگری کمک و مساعدت مالی آنان از طریق فروش ارزان غذا (یا حتی رایگان).
 
3-تامین مسکن
  پرداخت وام مسکن،‌(براي سردفتران كم بضاعتي همچون بنده )و ... اشاره نمود.
 
 ب-خدمات غیرمادی
 
خدمات مشاوره‌ای
خدمات مشاوره‌ای به سردفتران و خانواده‌های آنان . در بسیاری از کشورهای جهان واحدی در سازمان تحت نظارت مدیران پرسنلی به عنوان مراکز مشاوره و راهنمایی کارکنان وجود دارد.  معمولا سازمان‌هایی که به‌علت مشکلات مالی و یا محدود بودن نیروهای انسانی نمی‌توانند مرکزی را برای مشاوره و راهنمایی کارکنان ایجاد نمایند، با کلنیک‌های خارج سازمان قراردادی را منعقد مي نمايند بدیهی است که این عمل در اغلب موارد به‌طور محرمانه انجام می‌پذیرد و اثری از آن در پرونده و سوابق استخدامی کارکنان باقی نمی‌ماند.
 
ایجاد اماکن رفاهی،‌ ورزشی و تفریحی
اماکن رفاهی، تفریحی و ورزشی مانند  پلاژها، باشگاه‌ها، استخر و ... اردوهای سیاحتی و زیارتی امری ضروری است. . وجود باشگاه‌های تفریحی و ورزشی یکی از اقدامات موثر در حفظ سلامت و تقویت روحیه سران دفاتر بوده و به آنان فرصت می‌دهد یکدیگر را بشناسند و با بسط و توسعه دوستی و صمیمیت فی‌مابین، كانون را بصورت یک خانواده بزرگ درآورند. از طرفی فعالیت‌های اجتماعی و تفریحی به هيات مديره امکان می‌دهد از طریق غیررسمی مسائل و مشکلات شخصی و خانوادگی سران دفاتر را درک و اقدامات مناسب را در جهت رفع مشکلات و نیازمندی‌ها به‌عمل آورد
 
فعالیت‌های فرهنگی
کارهای ذوقی و سرگرم‌کننده و تسهیلات کتابخانه‌ای برخی از فعالیت‌های فرهنگی است که كانون می‌تواند برای رشد و غنی‌سازی فرهنگی سران دفاتر فراهم آورد. دانشمندان علوم رفتاری معتقدند که این فعالیت‌ها حالت‌های فکری وسیع را در انسان برمی‌انگیزاند، بنابراین به انجام موثرتر کارها کمک می‌کند. این فعالیت‌ها نسبتا کم‌هزینه هستند و تجربه نشان داده كه عموما سودمند هستند
 نتیجه گیری
باتوجه به عوامل فوق سازمان وكانون میتوانند به منظور جلوگيري از فرسودگي شغلي سران دفاتر با مداقه درموارد معنونه بهره وري را دراين منصب بالابرده ومتقابلا سران دفاتر نيز با انگيزه وعشق(به جاي ترس وتهديد) به تكاليف خود عمل نمايند .
 
 

سيدمحسن ميري