هنگامی که سردفتران همهمه می کردند و از نامناسب تر شدن وضعیت پاسخ استعلام شکایت داشتند مدیرکل در حمایت از کارکنان ثبت اعلام کرد که کارکنان ثبت در حال حاضر فشار زیادی را متحمل می شوند و با توجه به حجم کار و تعداد کم نیرو در ثبت توانایی بیش از این را ندارند و بالفرض در ثبت قلهک یک نفر باید پاسخگوی حجم گسترده استعلامات باشد سوال اینجاست که پروژه ای به این مهمی آیا اینچنین بی مقدمه باید جلو برود  ؟ آیا روند وقت گیر اینترنتی شدن پاسخ استعلام را یک نفر قادر به پاسخگوئی است ؟

مدیرکل پاسخ استعلام الکترونیکی را به طفل بیست روزه ای تشبیه کردند که باید با وی مدارا کرد و پیشرفتش را روز به روز به نظاره نشست سوال اینجاست که آیا آزمایش استعلام الکترونیکی یا هر پروژه دیگر و رفع ایرادات و نقائص کمی و کیفی آن باید در پایان پروژه حل شده و مدتی به عنوان پایلوت استفاده و رفع نقص شده باشد یا بعد از استفاده گسترده توسط دفاتر اسناد رسمی به منصه ظهور برسد ؟

برخورد با نمایندگان دفاتر اسناد رسمی کماکان نامناسب است گذشته از اینکه رعایت ادب و حرمت انسانی واجب است اما متاسفانه کارکنان دفاتر بازداشتی در اکثر مواقع عصبانی هستند و نماینده دفتر اسناد رسمی که نماینده یک نهاد خصوصی - حاکمیتی و شخص سردفتر است را بدون پاسخ رها می کنند .

همانطور که می دانید بعد مسافت تا ادارات ثبت در تهران زیاد است و برای هر رفت و آمد سردفتر که بعضا" شاید یک کارمند داشته باشد یک روز کامل او را از دست می دهد اختصاص محدوده ساعت کاری پاسخ استعلام ثبت در ادارات تهران معضل دیگری است یعنی حداقل نماینده باید ساعت 11 صبح راه بیافتد و تا ساعت 12 در اداره ثبت باشد و از 12 تا 14 که ساعت اخذ پاسخ استعلام است به علت بالفرض ایراد ثبت در عدم درج کدپستی ملک یا مالک که به هر حال قانع کننده تر از گم شدن پرونده در ادارات ثبت که مشکل هر روزه ادارات ثبت است نماینده بلاتکلیف و بدون پاسخ در اداره ثبت سرگردان باشد تا شاید کارمندی از سر دلسوزی رفع مشکل کند !

قطع سیستم کامپیوتری ادارات ثبت و عدم تخصص متصدیان کامپیوتر ادارات ثبت معضل دیگری است که باید تدبیری برای آن اندیشیده شود .

کسی پاسخگو نیست استعلام در مورد مقرر پاسخ داده نمی شود و از آن سو تعهدات مردم نسبت به یکدیگر با نابسامانی اوضاع استعلام به هم می ریزد در حال حاضر در اکثر مواقع پاسخ استعلام ثبت در حالت خوشبینانه بیش از یک هفته زمان می برد .

در همین جلسه مدیرکل اعلام کرد که درج کدپستی مالک و ملک ضرورتی ندارد اما به دلیل عدم درج همین مورد سه بار باید تا ادارات ثبت طی طریق کرد و بعدا" باظهار بازداشتی ثبت متوجه شد که در مواردی که سند تک برگی است کدپستی ملک و مالک هر دو باید حتما" قید شود !!

همچنین با توجه به اینکه در نرم افزار طراحی شده امکان ثبت نام یک مالک برای هر سند پیش بینی شده بود مقرر شد برای حل این مشکل در مواردیکه یک سند با مالکین مشاعی متعدد وجود دارد فعلا" دفاتر اسناد رسمی به تعداد هر مالک و سهمشان با همان شماره ثبت و صفحه و دفتر ثبت الکترونیکی نمایند ولی یک استعلام فیزیکی تحویل اداره ثبت بدهند و 80000 ریال نیز به تعداد مالکین واریز گردد ( اگر این مورد اشتباه است همکاران اصلاح بفرمایند )

مدیرکل به موردی خصوصی که برای وی پیش آمده بود اشاره کرد و کل دفاتر اسناد رسمی را به باد انتقاد گرفت ایشان همانطور که با دست تایپ روی کی برد را نمایش می دادند و به مکاتبه اینترنتی یا چت با دوستشان اشاره می کردند اظهار نمودند که دوست ایشان برای کاری به دفتر اسناد رسمی مراجعه و گفته اند من دوست آقای سعادتیان هستم و سردفتر مانند مشتری عادی با وی برخورد کرده است منظور مدیرکل این بود که وقتی کسی می گوید من آشنای سعادتیان هستم یا آشنای آقای حنیفی رییس بازرسی هستم شما سردفترها حساب کارتان را بکنید !! 

کسانی که در تهران سردفتر هستند می دانند که روزانه مراجعات متعددی به دفاتر صورت می گیرد و اشخاصی در این میان برای ترساندن سردفتر یا اجبار به انجام کاری نام فلان مسئول و روسای پیشین و فعلی را بر زبان می آورند تا به نحوی در نحوه تصمیم گیری سردفتر در انجام کار تاثیر بگذارند و اگر قرار بر این باشد که سردفتر به این موارد توجه داشته باشد و صرفا" با بردن یک اسم از سوی مشتری که معلوم نیست راست یا دروغ باشد در انجام کار تغییر موضع بدهد جایگاه خود را زیر سوال خواهد برد ...

استعلام الکترونیکی بی مقدمه وارد عرصه شد و با آزمون و خطا پیش می رود عدم وجود زیرساختهای مناسب مانند اینترنت پرسرعت در دفاتر اسناد رسمی مهمترین عامل ایجاد وقفه در پیشرفت پروسه استعلام الکترونیکی خواهد بود لذا جا داشت مسئولان سازمان ثبت دفاتر اسناد رسمی را از خود جدا ندانسته و در وهله اول تدبیری در خصوص اختصاص اینترنت پرسرعت به دفاتر اسناد رسمی می اندیشیدند .

قسمت نرم افزاری قضیه ظاهرا" از پشتوانه و کادر متخصصی بهره می جوید و علی الظاهر حرفه ای طراحی شده و به درخواست سردفتران مقرر شد امکان استعلام وضعیت ثبتی و استعلام املاکی که از اجرای احکام ارائه می شود و تنها پلاک ثبتی در دسترس است و همچنین امکان تصحیح و فوروارد استعلام ارسالی نیز با طراحان نرم افزار در میان گذاشته شود ...

همانطور که سردفتران در تمام زمینه ها با سازمان ثبت همراه و همگام بوده اند جا دارد امروز سازمان ثبت پلی به سمت جزیره مطرود دفاتر اسناد رسمی بزند و همان ارزشی را که برای کارکنان خود قائل است برای دفاتر اسناد رسمی نیز قائل باشد تا احساس تبعیض از سوی سازمان ثبت نسبت به زیرمجموعه های خود مرتفع گردد .