یادش بخیر قدیمها استعلام ثبت را می دادیم دست مالک یکساعته می رفت ثبت و پاسخش را می آورد تا اینکه چند سال پیش گفتند ادارات ثبت شلوغ شده مالک نیاید نماینده دفترخانه بیاید استعلام را بیاورد و پاسخش را حداقل پس از چهار روز تحویل بگیرد تعطیلی ادارات ثبت در روزهای پنجشنبه و جمعه و تعطیلات رسمی را نیز از این چهار روز مستثنی کردند بدعت ارسال برابر با اصل سند مالکیت و بنچاق از سوی دفترخانه نیز در همین دوران گذاشته شد چرا ؟ چون ادارات ثبت در ثبت خلاصه معاملات در دفتر املاک اهمال کرده بودند و خلاصه معاملاتی که از سوی دفترخانه می رسید را روانه گونی می کردند لذا در پاسخ استعلامات بعدی فاقد سابقه کافی بودند و به این ترتیب دفاتر اسناد رسمی مکلف شدند تا با ارسال برابر با اصل سند و بنچاق این سهل انگاری ادارات ثبت را با زحمت مضاعف جبران کنند !

تا اینکه سامانه الکترونیکی استعلام راه اندازی شد قرار شد استعلام الکترونیکی فرستاده شود و نماینده دفترخانه یک روز یا دو روز بعد از پاسخ الکترونیکی برود پاسخ فیزیکی را بگیرد بعد گفتند استعلام الکترونیکی فرستاده شود و پس از دریافت الکترونیکی پاسخ ، استعلام فیزیکی با پست ارسال می شود بدین ترتیب آمد و شد نماینده نیز از چرخه استعلام تا پاسخ حذف شد .

اما گذار از سنتی به الکترونیکی بجای افزایش رضایت و کارآمدی نارضایتی و بی نظمی بهمراه داشته که بیشترین ضربه در این میان به مردم و دفاتر اسناد رسمی که با مردم در این خصوص ارتباط مستقیم دارند وارد گردیده است چرا که تعهداتی با عدم حاضر شدن پاسخ استعلام ثبت معطل می ماند و اختلافاتی که ایجاد می گردد ناشی از راه اندازی سامانه ای است که سبب بی سامانی شده است .

بخاطر داریم در جلسه ای که مدیرکل ثبت واحد پاسخ استعلام ثبت کن را به عنوان پرمراجعه ترین و پاسخگو ترین مورد تقدیر قرار داد در حالیکه به جرات می توان گفت اینک دریافت پاسخ استعلام از ثبت کن در بهترین حالت یکماه طول می کشد همانطور که می دانید ثبت کن چندی پیش دچار آتش سوزی شد و مقداری از پرونده ها در آتش سوخت و در آن موقع اظهار شد که تمام سوابق اسکن شده و الکترونیکی گردیده و نگرانی از این بابت نیست اما ثبت کن در ۹۹ درصد استعلام ها تقاضای برابر با اصل سند می کند !

همچنین کافیست پرونده ثبتی پلاکی در اداره ثبتی ناقص باشد بالفرض در رهن باشد و اطلاعنامه فسخی نرسیده باشد یا استعلامی از قبل شده باشد و خلاصه در پرونده موجود نباشد دراینصورت درخواست برابر با اصل سند و در بعضی موارد بنچاق رد خور ندارد جالب اینکه تا مدتها بعد از اینکه دفترخانه برابر با اصل را از طریق پست ارسال کرده استعلام در کارتابل سردفتر خاک می خورد یعنی باید دست به دعا شد که استعلامی مورد ایراد واقع نشود یا برابر با اصل و بنچاق نخواهد که اگر بخواهد واویلا تا رسیدن پاسخ !

پیغامهای یک طرفه ثبت به دفاتر اسناد رسمی و عدم امکان پاسخ به درخواستهای ثبت نیز دردآور است ! چرا که بعضا ثبت درخواستهای بی موردی دارد بالفرض می گوید پلاک ثبتی یا مساحت را اصلاح کنید در حالیکه درست وارد شده ! همچنین پیغامها فاقد تاریخ هستند و آنگونه که به نظر می رسد بعضا برای خالی کردن کارتابل ثبت ایرادی بی مورد بر استعلام گرفته می شود .

در بعضی از موارد نیز که از طریق ایمیل اعلام شده ثبت استان درخواست پیگیری تاخیر بیش از ده روز می شود اعلام می شود که برابر با اصل ها نرسیده دوباره ارسال کنید ! دوباره ارسال می شود اما باز هم از پاسخ خبری نیست ! سیل برابر با اصل ها به ادارات ثبت به نحوی است که بعضی ادارات ثبت یک متصدی برای دریافت برابر با اصل ها مستقر کرده اند .

اینک نیز اعلام گردیده خلاصه ها نیز باید الکترونیکی ارسال شود و تا زمانیکه تایید متصدی اداره ثبت را نگیرد دفترخانه را آرام نخواهند گذاشت همانطور که مستحضر هستید برای هر ثبت و صفحه یک خلاصه باید ارسال می شد که ارسال یک خلاصه معامله برای هر پلاک ثبتی تاکنون افاقه می کرد اما با سیستم جدید باید به ازای هر یک استعلام ثبت یک خلاصه نیز ارسال نمود !

بهرحال انتقادی که وارد است بر عدم زیرساخت مناسب و عدم مدیریت سامانه الکترونیکی استعلام است که اینک بعد از سالها پاسخی که یک روزه دریافت می شد بعضا یک ماه و نیم معطل می ماند !